Tin học hóa quy trình nghiệp vụ quản lý

Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin – phần mềm phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến hơn. Mặc dù các doanh nghiệp có triển khai nhiều ứng dụng phần mềm, thậm chí doanh nghiệp có triển khai ERP (Enterprise Resource Planning – Phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp). Tuy nhiên, tình trạng phổ biến là các quy trình nghiệp vụ vẫn được quản lý theo cách truyền thống, vận hành thủ công, sử dụng nhiều giấy tờ.

Thí dụ, một doanh nghiệp sản xuất hàng hóa và phân phối sản phẩm thông qua hệ thống đại lý bán hàng khắp các tỉnh/thành, quận/huyện trên toàn quốc với số lượng đến hàng trăm, hàng ngàn đại lý tại một thời điểm. Doanh nghiệp này có thiết lập một thủ tục quy trình quản lý hồ sơ mở / đóng đại lý bán hàng, quy trình gồm có nhiều bước nghiệp vụ xử lý và phê duyệt hồ sơ. Doanh nghiệp này đã triển khai và đang vận hành hệ thống ERP tương đối tốt. Tuy nhiên, hệ thống ERP không hỗ trợ quản lý vận hành quy trình nói trên. Do vậy, quy trình này vẫn được quản lý theo kiểu truyền thống. Các hồ sơ mở / đóng đại lý bán hàng phát sinh khá nhiều, mỗi hồ sơ phải mất từ một đến hai tuần để xử lý hoàn tất. Tình trạng hồ sơ bị trễ hạn và tồn đọng khá lớn, thậm chí có nhiều hồ sơ bị bỏ sót và đi vào quên lãng mà cũng không được phát hiện cho đến khi doanh nghiệp nhận được thông tin khiếu nại từ đối tác.

Trên đây chỉ là một thí dụ cụ thể để minh họa cho vấn đề quản lý quy trình theo kiểu truyền thống mà hầu như là tình trạng chung của các doanh nghiệp đang phải đối mặt hàng ngày. Trong hệ thống quản trị của mỗi doanh nghiệp, thông thường cũng có tối thiểu vài quy trình đến vài chục quy trình nghiệp vụ quản lý tùy thuộc vào quy mô cũng như lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Thí dụ, các doanh nghiệp hoạt động sản xuất – kinh doanh, thông thường có thiết lập các quy trình nghiệp vụ quản lý sản xuất – kinh doanh như: Quy trình quản lý bán hàng, Quy trình quản lý mua hàng, Quy trình quản lý sản xuất, Quy trình quản lý khiếu nại khách hàng… Ngoài ra, hầu hết các doanh nghiệp cũng phải thiết lập các quy trình quản lý hành chánh – nhân sự – văn phòng như: Quy trình quản lý tuyển dụng, Quy trình quản lý đào tạo, Quy trình quản lý nghỉ phép, Quy trình quản lý văn bản trình duyệt, Quy trình kiểm soát tài liệu, v.v…

Tình trạng phổ biến ở các doanh nghiệp là một vài quy trình được lập trình quản lý “cứng” trên các phần mềm chuyên dụng như CRM hoặc ERP, nhưng đa số các quy trình vẫn còn quản lý thủ công theo kiểu truyền thống. Một trong những hạn chế rất lớn của các doanh nghiệp khi thực hiện triển khai các dự án phần mềm, hầu như doanh nghiệp chỉ quan tâm đến chức năng (Function) mà ít quan tâm đến quy trình (Process). Đây chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng doanh nghiệp thì triển khai nhiều ứng dụng phần mềm, nhưng hệ thống quản trị của doanh nghiệp vẫn còn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ, các quy trình vẫn được quản lý thủ công theo kiểu truyền thống. Do vậy, việc tương tác xử lý thông tin và ra quyết định tương đối chậm chạp, phát sinh nhiều sai sót và rất khó kiểm soát các tiến trình giải quyết công việc, cũng như khó đảm bảo tính tuân thủ theo quy trình. Ngoài ra, việc quản lý quy trình theo kiểu truyền thống đòi hỏi nhiều nhân lực, tiêu tốn nhiều chi phí, hệ thống quản lý kém hiệu lực và hiệu quả không cao.

Tin học hóa và tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý là việc ứng dụng công nghệ thông tin – phần mềm để giải quyết bài toán quản lý quy trình thay thế cho phương thức quản lý quy trình theo kiểu truyền thống nhằm đạt đến hệ thống quản lý điều hành không giấy tờ. Tin học hóa quy trình cùng với khả năng tự động hóa quy trình mà thuật ngữ chung gọi là BPM – Business Process Management. BPM đã trở thành xu hướng ứng dụng tin học hóa và tự động hóa quy trình cho các hệ thống quản trị hiện đại với quy mô rộng lớn và không bị giới hạn theo phạm vi địa lý hoặc lãnh thổ. Tin học hóa và tự động hóa quy trình sẽ giúp cho việc tương tác xử lý thông tin nhanh chóng hơn, chính xác hơn và dễ kiểm soát hơn. Các quy trình nghiệp vụ được cải tiến tối ưu liên tục và phát triển không ngừng, giúp nâng cao năng lực quản trị điều hành và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trần Ngọc Dũ, CEO Công ty Cổ phần Infosoft

P/S: BPM / BPMS sẽ được giới thiệu chi tiết trong một chuyên đề khác

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *