BPMS – BỘ CÔNG CỤ CHO NHÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Quy trình nghiệp vụ là tài sản cốt lõi của doanh nghiệp. Đứng trước xu thế toàn cầu hóa, các doanh nghiệp phải thích ứng nhanh trước những biến đổi của thị trường. Điều này đòi hỏi quy trình nghiệp vụ cũng phải thích ứng trước những thay đổi trên. Tuy nhiên, khoảng cách giữa nghiệp vụ và công nghệ thông tin (CNTT) lại không cho phép quy trình nghiệp vụ làm được điều đó. Vì vậy, bộ công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ BPMS (Business Process Management System) giúp giảm khoảng cách giữa nghiệp vụ và CNTT, đồng thời giúp các hệ thống quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng trước những yêu cầu đặt ra.
Bộ công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép các doanh nghiệp mô hình hóa, triển khai và quản lý các quy trình nghiệp vụ quan trọng, có liên quan tới nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, nhiều phòng ban và các đối tác kinh doanh. Như vậy, BPMS giải quyết bài toán đặt lên hệ thống quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, đó là phải nhanh chóng thay đổi để tối ưu hóa hoạt động và thích ứng với sự thay đổi đó.

Bộ công cụ BPMS thường cung cấp các tính năng sau:

BPMS là cầu nối giữa CNTT và nghiệp vụ
Một trong những cải tiến lớn nhất của BPMS so với những phương pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ có sử dụng CNTT là đưa đội ngũ hoạt động nghiệp vụ và kỹ thuật xích lại gần nhau hơn. Thông thường, theo cách triển khai các giải pháp CNTT truyền thống, những yêu cầu về nghiệp vụ của hệ thống được đội phân tích tập hợp lại từ những đơn vị hoạt động nghiệp vụ. Đội phân tích thường là những người hoạt động nghiệp vụ, có ít kiến thức về CNTT. Đội phát triển dựa trên những yêu cầu nhận được để thiết kế giải pháp, kiến trúc,… và chuyển giao cho đội lập trình thực thi. Như vậy, yêu cầu hệ thống phải đi qua ba đến bốn bước trước khi thực thi. Do đó, chuỗi thông tin trao đổi ở mỗi bước có sự “méo mó” là điều khó tránh khỏi. BPMS có thể khắc phục những tồn tại này bằng cách cho phép người hoạt động nghiệp vụ trực tiếp tham gia vào quá trình thiết kế giải pháp CNTT cho doanh nghiệp. Đội hoạt động nghiệp vụ và kĩ thuật sử dụng chung một công cụ để thiết kế logic của quy trình nghiệp vụ. Dựa trên logic đó, đội kĩ thuật tiến hành các hoạt động tích hợp và triển khai cần thiết để vận hành hệ thống.

BPMS cho phép mô hình hóa các quy trình nghiệp vụ
Khi thiết kế quy trình nghiệp vụ theo cách truyền thống (sử dụng: UML, flowchart,…) khó có thể kiểm tra các lỗi logic cũng như phát hiện ra điểm yếu trong quy trình nghiệp vụ. Bởi, các phương pháp truyền thống không có công cụ hỗ trợ việc này. BPMS làm được việc đó bằng cách cho phép mô hình hóa các quy trình nghiệp vụ sau khi thiết kế. Thông qua kết quả chạy mô hình hóa, người thiết kế có thể dễ dàng nhận thấy những lỗi logic hay những điểm yếu trong mỗi bước của quy trình nghiệp vụ. Đây chính là cơ sở cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng.

BPMS cho phép quản lý các quy trình nghiệp vụ
BPMS cung cấp chức năng giám sát mọi hoạt động trong một quy trình nghiệp vụ. Người quản lý quy trình có thể nhìn thấy các thống kê về hiệu suất hoạt động của quy trình như: thời gian thực hiện trung bình của mỗi bước, thời gian chờ người dùng thực hiện, chi phí về mặt dữ liệu…Chức năng theo dõi các hoạt động nghiệp vụ này cho phép người quản lý quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quá trình thực thi một quy trình. Một số BPMS còn tích hợp chức năng này với tính năng phân tích dữ liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động.

BPMS cho phép cải tiến quy trình hiện tại với chi phí thấp và thời gian ngắn
BPMS cho phép tổ chức, doanh nghiệp cải thiện các quy trình nghiệp vụ hiện tại mà không cần bỏ thêm chi phí cho việc chuyển đổi từ quy trình nghiệp vụ cũ sang quy trình nghiệp vụ mới. Lý do rất đơn giản: các quy trình nghiệp vụ hiện tại đang được BPMS quản lý, khi phát hiện điểm thắt nút cổ chai hay điểm yếu, người quản lý quy trình chỉ việc sử dụng ngay quy trình hiện tại để phân tích và tìm ra nguyên nhân để khắc phục mà không mất công sức thu thập thông tin về quy trình đang hoạt động. Sau khi có những cải tiến, nâng cao chất lượng quy trình, BPMS cho phép thực thi ngay quy trình mới. Như vậy, BPMS cho phép cải tiến các quy trình mà không làm gián đoạn kết quả đầu ra. Đây là một điểm mạnh của BPMS giúp tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên cải tiến quy trình làm việc.

BPMS có tính tái sử dụng
Hầu hết các BPMS đều có kho lưu trữ các tài nguyên liên quan tới quy trình nghiệp vụ. Thông thường, đây là kho dùng chung cho nhiều quy trình. Chính vì vậy, các dự án phát triển quy trình nghiệp vụ về sau có thể tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần quy trình trước. Đây là tính năng nổi bật mà cách tiếp cận phát triển hệ thống nghiệp vụ theo kiểu truyền thống không có được.

BPMS có khả năng tích hợp cao
Các BPMS thường xây dựng theo kiến trúc SOA (Service Oriented Architecture). Theo kiến trúc này, ứng dụng quy trình nghiệp vụ là tổ hợp các thành phần (component). Thành phần có thể là một ứng dụng, một bảng dữ liệu, một web service, một web page, …Các thành phần này lưu trong kho dưới dạng một ngôn ngữ mà BPMS có thể hiểu được (thường là ngôn ngữ BPEL). Đối với các thành phần nằm bên ngoài như hệ thống ERP, ECM, CRM, DBMS,… có sẵn của doanh nghiệp, BPMS sẽ sinh ra “cầu nối” để ứng dụng quy trình nghiệp vụ có thể giao tiếp ra bên ngoài một cách dễ dàng. Chính vì vậy, khả năng tích hợp của BPMS với các ứng dụng khác là rất lớn.

Hiện nay đã có nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng BPMS để phát triển ứng dụng với nhiều tính năng hỗ trợ phát triển quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, với những tính năng nổi trội so với các các ứng dụng về quy trình nghiệp vụ theo kiểu truyền thống, BPMS hứa hẹn sẽ là công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra những sản phẩm nghiệp vụ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *