Làm thế nào để tôi bắt đầu với BPM?

Ngày nay trong hoạt động kinh doanh phải đối mặt với nhiều thách thức, khó khăn và cạnh tranh rất khốc liệt. Do vậy nhà quản quản trị doanh nghiệp rất chú trọng vào quản lý quy trình nghiệp vụ kinh doanh của mình, cải tiến quy trình đó và tối ưu hóa chúng. Nhất là khi đối mặt với các quy trình kinh doanh phức tạp, phụ thuộc lẫn nhau. Do vậy, bạn phải tiến hành thực hiện theo từng giai đoạn của dự án, đo lường, đánh giá hiệu quả của dự án từ đó triển khai cho toàn doanh nghiệp, cơ bản bạn phải trải qua 3 giai đoạn như sau:

Xác định cơ hội và thách thức kinh doanh
Các sáng kiến cải tiến quy trình nghiệp vụ kinh doanh thành công bắt đầu với cơ hội kinh doanh. Vì vậy, các tổ chức phải hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình, sau đó phân tích các quy trình nghiệp vụ hiện tại để xác định những mục tiêu nào sẽ mang lại cơ hội và thách thức cho đầu tư.

Chọn một dự án ban đầu
Các sáng kiến cải tiến quy trình nghiệp vụ phải đạt thành công, trước mắt có thể định lượng hoặc cam kết của các bộ phận liên quan thực hiện công việc. Sau đó bạn bắt đầu với quản lý một dự án quy trình nghiệp vụ cụ thể, tiếp theo bạn có thể phát triển các kỹ năng cải tiến quy trình nghiệp vụ và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, đảm bảo cam kết đưa ra, nhận được sự ủng hộ của các bộ phận liên quan và tiếp tục triển khai thực hiện các dự án tiếp theo.

Mở rộng và áp dụng toàn doanh nghiệp
Khi bạn đã hoàn thành, thành công dự án quy trình nghiệp vụ ban đầu, sau đó bạn có thể bắt đầu mở rộng việc áp dụng BPM của mình sang các dự án bổ sung, tận dụng và chia sẻ chuyên môn của mình với các bộ phận khác để thực sự xây dựng chương trình cải tiến quy trình nghiệp vụ kinh doanh trong tổ chức của bạn.

 

Các bước để thực hiện thành công dựa án BPM
Để chúng ta triển khai thành công dự án BPM cần phải tuân theo các nguyên tắc và phương pháp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp như sau:

  1. Phải hiểu rõ các tính năng của phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ và những gì bạn muốn dự án của mình đạt được. Điều quan trọng là bạn phải thiết lập rõ ràng những tính năng phần mềm BPM có thể thực hiện và lợi ích mà nó mang lại cho tổ chức.
  2. Xác định phạm vi, mục tiêu và thời gian thực hiện dự án. Do đó bạn phải thiết lập rõ ràng những gì tổ chức muốn đạt được khi triển khai phần mềm BPM. Điều này rất quan trọng, những mục tiêu, thứ tự ưu tiên của dự án cần được thiết lập, truyền đạt rõ ràng và được lặp lại thường xuyên. Trong quá trình thực hiện dự án các vấn đề gây bất lợi cho dự án thì bạn nên đưa ra thảo luận nhằm đạt được mục tiêu trong tầm kiểm soát.
  3. Thực hiện một nghiên cứu khả thi về chi phí và kỹ thuật. Một khi các mục tiêu và thứ tự ưu tiên của dự án đã được thống nhất, bạn sẽ tiến hành nghiên cứu tính khả thi về kỹ thuật và chi phí của dự án. Từ đó dự án có thể được thực hiện theo từng giai đoạn như thế nào và tính toán được thời gian tinh chỉnh phần mềm BPM.
  4. Phát triển trong kinh doanh. Nếu nghiên cứu khả thi chứng minh rằng các mục tiêu có thể đạt được với chi phí chấp nhận được thì nên chuẩn bị một ví dụ trong kinh doanh để chứng minh hiệu quả của BPM mang lại. Do đó, tiềm năng tiết kiệm chi phí bằng cách triển khai phần mềm BPM là rất lớn và có thể tham khảo thêm các tổ chức đã đầu tư vào lĩnh vực này.
  5. Xác định phạm vi dự án của bạn. Khi xác định mục tiêu, thứ tự ưu tiên và ngân sách dự án thì nhà quản lý dự án cần thuyết minh một cách chi tiết hơn về dự án. Cần xác định rõ các giai đoạn thực hiện dự án, những gì sẽ được thực hiện ở mỗi giai đoạn và phân công ai sẽ tham gia từ người quản lý đến người dùng phần mềm BPM. Tất cả điều này cần phải được thực hiện ở từng giai đoạn và được chia sẻ rõ ràng.
  6. Triển khai thực hiện và triển khai theo từng giai đoạn. Các dự án thành công nhất được thực hiện theo từng giai đoạn. Các mục tiêu rõ ràng, các kỳ vọng và đo lường mục tiêu nên được đặt cho từng giai đoạn.
  7. Đo lường thành công so với mục tiêu ban đầu. Mục tiêu cần được đặt ra cho toàn dự án và cho từng giai đoạn cần được đo lường, đánh giá cụ thể. Những mục tiêu đó, các lợi ích được đo lường và chứng minh rằng áp dụng trong kinh doanh sẽ cung cấp đầu vào rất hữu ích cho các quy trình kinh doanh tiếp theo.

Cuối cùng sản phẩm phần mềm iBPM – Infosoft Business Process Management
Phần mềm iBPM do Infosoft phát triển từ năm 2007 đến nay, là bộ công cụ phần mềm phù hợp chuẩn quốc tế trong lĩnh vực tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý như chuẩn BPMN (Business Process Model and Notation), dùng để hỗ trợ thống nhất cách đặc tả lưu đồ quy trình nghiệp vụ và chuẩn WfMC (Workflow Management Coalition) dùng để xây dựng bộ máy thực thi quy trình và tự động hóa quy trình (Process Engine/ Workflow Engine).

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *