Quy trình làm việc Workflow là gì?

Quy trình làm việc Workflow là việc thực thi và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ trong đó các nhiệm vụ, thông tin hoặc tài liệu được truyền từ người này sang người khác thực hiện hành động theo một bộ quy tắc thủ tục do doanh nghiệp đặt ra. Các doanh nghiệp sử dụng quy trình nghiệp vụ tự động hóa để phối hợp các nhiệm vụ giữa mọi người, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống ứng dụng với mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu suất, khả năng đáp ứng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Một quy trình nghiệp vụ tự động hóa đầy đủ chức năng cung cấp bốn lợi ích chính cho doanh nghiệp như sau:

✓ Cải tiến hiệu suất
✓ Minh bạch quy trình
✓ Minh bạch trách nhiệm
✓ Tiết kiệm thời gian trong kinh doanh

Hiệu quả hoạt động của quy trình làm việc Workflow.

 

Quy trình làm việc Workflow và hoạt động nghiệp vụ của nhân viên làm giảm thời gian thực hiện công việc, cũng như giảm các lỗi tiềm ẩn do con người gây ra. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ giúp các quy trình làm việc hiệu quả hơn, mọi người tuân thủ theo quy trình và hiển thị bằng cách đảm bảo rằng mọi bước của quy trình nghiệp vụ được xác định rõ ràng, được theo dõi thời gian thực hiện và được tối ưu hóa để đạt hiệu suất tối đa. Áp dụng quy trình tối ưu, cập nhật công việc từng phút, người quản lý và nhân viên có thể hành động nhanh hơn từ đó đưa ra quyết định thông minh hơn. Quy trình nghiệp vụ tự động hóa trao quyền cho nhà điều hành doanh nghiệp và bộ phận công nghệ thông tin cùng nhau nhanh chóng sửa đổi các hệ thống ứng  dụng và quy trình để tối ưu các thay đổi trong doanh nghiệp.

 

Có ba loại quy trình nghiệp vụ khác nhau:

Quy trình nghiệp vụ tuần tự: Thông thường dựa trên sơ đồ thực hiện công việc, tiến triển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo và không lùi lại được.

Quy trình nghiệp vụ song song: Quy trình từ bước này sang bước khác, các quy trình nghiệp vụ này phức tạp hơn và trở về điểm trước nếu được yêu cầu.

Quy trình nghiệp vụ theo quy tắc: Được triển khai dựa trên quy trình nghiệp vụ tuần tự. Các quy tắc nghiệp vụ thực hiện theo quy trình tự động hóa công việc.

Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ – Thực tiễn tốt nhất

Để thành công, các tổ chức doanh nghiệp thích nghi và tùy chỉnh môi trường công nghệ thông tin của mình để đáp ứng các thay đổi và nhu cầu khác nhau của khách hàng. Những nhu cầu này thường xuất phát từ nhu cầu sự hợp tác, giao tiếp, phối hợp và giải quyết các vấn đề trong kinh doanh. Nhưng các vấn đề trên luôn liên quan đến quy trình nghiệp vụ trong nội bộ và khách hàng. Vì vậy, bộ phận công nghệ thông tin rất quan trọng trong việc cung cấp các giải pháp cho phép doanh nghiệp giữ quyền kiểm soát, quản lý quy trình nghiệp vụ trong kinh doanh của mình tối ưu nhất.

Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ cung cấp cho doanh nghiệp chiến lược có khả năng tạo, thực hiện các nhiệm vụ và áp dụng quy trình nghiệp vụ trong kinh doanh tại doanh nghiệp mình. Quy trình nghiệp vụ có thể được triển khai, giám sát và liên tục tối ưu hóa chức năng liên kết trong một môi trường hỗn hợp gồm con người, nội dung và hệ thống của doanh nhiệp.

Trong những năm qua, công nghệ chuyển đổi số hóa trong doanh nghiệp đã phát triển từ việc tự động hóa quy trình nghiệp vụ, vốn tập trung vào các quy trình lấy con người làm trung tâm thông qua tích hợp ứng dụng phần mềm, tập trung vào việc kết nối, trao đổi thông tin giữa các hệ thống phần mềm không đồng nhất trong doanh nghiệp. Cùng với việc tích hợp các ứng dụng này, các dữ liệu được cung cấp thông qua mô hình hóa, phân tích quy trình nghiệp vụ chi tiết và tối ưu chúng. Qua đó doanh nghiệp cũng học được nhiều thông qua giám sát hoạt động kinh doanh và tập trung vào phân tích hiệu quả của các quy trình nghiệp vụ. Vì thế, sự ra đời của phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ hỗ trợ quá trình cải tiến quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh từ định nghĩa đến thực hiện, giám sát và phân tích, cũng như tối ưu hóa liên tục.

Ví dụ quy trình tự động hóa nghiệp vụ

Các ví dụ sau đây thể hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong các ngành như:

  • Nhân sự: Các ứng dụng quy trình nghiệp vụ tự động hóa và thực hiện các quy trình liên quan đến tuyển dụng, nghỉ phép, đào tạo, tính lương, tính KPI. . . .
  • Sản xuất: Các quy trình đảm bảo chất lượng, yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu, bảo trì, lập kế hoạch và thực thi sản xuất. . .
  • Dịch vụ khách hàng: Quy trình đặt mua hàng từ lúc tiếp nhận thông tin, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận có liên quan, xử lý các yêu cầu của khách hàng.
  • Du lịch: Một quy trình nghiệp vụ quản lý một đoàn khách du lịch từ lúc nhận được yêu cầu đến khi kết thúc chuyến du lịch.

Lợi ích của phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ

Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ cung cấp cho doanh nghiệp các chức năng công nghệ nhằm đổi mới và tạo môi trường nghiệp vụ mới không chỉ liên quan đến quy trình nghiệp vụ và nhiệm vụ kinh doanh mà còn thực thi và chạy chúng.

Cải thiện hiệu suất: Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tối ưu hóa hiệu suất làm việc, do đó giảm thời gian dành cho các công việc thủ công.

Khả năng hiển thị: Quy trình nghiệp vụ cho phép các nhà quản lý xem điều gì đang xảy ra đối với các quy trình nghiệp vụ quan trọng trong kinh doanh tại mọi thời điểm thông qua hiển thị biểu đồ phân tích đồ họa.

Phản ứng nghiệp vụ linh hoạt để thay đổi:  Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ cho phép doanh nghiệp thay đổi nhanh chóng với những thay đổi của hệ thống tổ chức hoặc hoạt động kinh doanh thông qua sửa đổi quy trình nghiệp vụ linh hoạt.

Cải thiện trách nhiệm: Sử dụng quy trình nghiệp vụ để theo dõi thời gian người thực hiện công việc, tạo ra phép đo năng suất, minh bạch trách nhiệm từ đó cải tiến quy trình liên tục.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *