loader image

028 7303 4668

info@hahaho.vn

Đăng ký
INFOSOFT
INFOSOFT

Nguyên tắc 5W – 1H – 5M “chìa khóa” xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả

Trang chủ » Kỹ năng » Nguyên tắc 5W – 1H – 5M “chìa khóa” xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả

Tháng Tư 19, 2022

Written by: Johnny Trần

Nguyên tắc 5W – 1H – 5M “chìa khóa” xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả

“If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing” (Nếu bạn không mô tả được quy trình bạn đang làm, bạn thật sự không biết mình đang làm gì đâu) – W. Edwards Deming.

Qua câu nói của W. Edwards Deming cho thấy, một doanh nghiệp với chiến lược khôn khéo là dấu hiệu tốt nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro nếu thiếu đi một nền móng quy trình chắc chắn. Vì thế, nhà quản trị cần có một quy trình làm việc đủ rõ ràng, mạnh mẽ để dẫn dắt nhân viên đi theo chiến lược, mục tiêu, để biến kế hoạch thành hiện thực, giúp doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh. Nói cách khác, doanh nghiệp cần có nguyên tắc rõ trong quản lý quy trình công việc.

1. Quy trình là gì?

WorkFlow (quy trình công việc) có thể hiểu là một chuỗi các công việc phải làm đã được chuẩn hóa hay là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định và được chuẩn hóa. Giúp người thực hiện công việc biết được họ cần phải thực hiện những bước nào, vai trò, nhiệm vụ của mình trong công việc? Các thành viên tham gia công việc phối hợp với nhau một cách ăn khớp nhịp nhàng, đúng trình tự.

Ban lãnh đạo giám sát được quá trình thực hiện công việc, dễ dàng theo dõi tiến độ và đưa ra chỉ đạo giải quyết nhanh các “nút thắt cổ chai” trong công việc. Nhằm thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả và chất lượng hơn.

Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc các CEO và Manager phải có nếu muốn doanh nghiệp đi vững, bước xa.

2. Lợi ích của quy trình đối với sự phát triển của doanh nghiệp?

Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành: Các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng ai là người phụ trách và chuẩn hóa theo thứ tự.

Cải thiện năng suất làm việc: tăng năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp bởi công việc được vận hành trơn tru, phối hợp nhịp nhàng. Phát hiện và giải quyết nhanh các “nút cổ chai”.

Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: quy trình giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa công ty và khách hàng thông qua các báo cáo đánh giá và nghiên cứu thị trưởng. Thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên với nhân viên, sếp với nhân viên trong công tác giải quyết công việc.

Cắt giảm chi phí và thời gian làm việc: công việc diễn ra xuyên suốt, hoàn thành đúng tiến độ, không ảnh hưởng tới doanh thu và thời gian trễ khi thực hiện các công việc khác.

Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình “chuẩn mực” chính là con đường dẫn tới thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.

3. 05 bước để xây dựng quy trình công việc chuyên nghiệp

Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 bước:

Chìa khóa xây dựng quy trình vận hành công việc trong doanh nghiệp
  • Bước 1: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
  • Bước 2: Mô hình hóa quy trình
  • Bước 3: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
  • Bước 4: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
  • Bước 5: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.

Bước 1: Xây dựng quy trình

Để xây dựng quy trình làm việc phù hợp, chính xác và hiệu quả, bạn cần tuân thủ, thực hiện tuần tự theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

Để quy trình công việc vận hành hiệu quả, nhà quản lý nên thực hiện tuần tự theo từng bước

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà quản lý cần phải xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định.

2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả, đầu vào – đầu ra, 5W – H – 5M

Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này có thể được lưu trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất.

Nội dung của yếu của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình, giúp nhà quản lý: Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn; Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình; Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả.

Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:

5W: Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho những nội dung này.

Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc? Tại sao phải xây dựng quy trình này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

What – Xác định nội dung công việc?

Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

1 H: How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…

5 M: Xác định nguồn lực

Trong khi thực tế, việc quản lý và phân phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man – nguồn nhân lực: người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…

Money – Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…

Material – nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…

Machine – máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…

Method – phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào

Nguyên tắc 5W – 1H – 5M

3. Phân quyền đối tượng tham gia quy trình

Để quy trình diễn ra được chặt chẽ, nhịp nhàng, nguồn lực con người – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả, cụ thể:

  • Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
  • Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện, có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
  • Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn.

4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình

Song song với quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra quy trình liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.

Các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình như:

  • Đơn vị đo lường công việc
  • Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
  • Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
  • Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
  • Tần suất kiểm tra là bao lâu?
  • Người thực hiện kiểm tra là ai?
  • Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình

Song song với quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra quy trình liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.

Các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình như:

  • Đơn vị đo lường công việc
  • Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
  • Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
  • Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
  • Tần suất kiểm tra là bao lâu?
  • Người thực hiện kiểm tra là ai?
  • Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

5. Biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn

Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn.

Bước 2. Mô hình hóa quy trình

Mô hình hóa là giai đoạn thứ hai trong hoạt động quản lý quy trình, khi các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu được minh họa lại thành hình ảnh, bao gồm các bước định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng. Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để:

  • Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
  • Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm
  • Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)

Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Bước 3. Triển khai quy trình

Triển khai quy trình vào thực tế có thể được thực hiện theo 2 cách: 1 – áp dụng quy trình trên giấy tờ hay; 2 – sử dụng các phần mềm công nghệ.

Tuy nhiên, thay vì lựa chọn phương án (1) với hàng tá quy trình phức tạp được tổng hợp và thủ công, đồng thời cũng không thể kiểm soát được tiến trình thực tế của nhân viên, thì các nhà quản lý ngày nay đều đồng tình với việc sử dụng phương án (2).

Việc sử dụng các phần mềm công nghệ vào quản lý quy trình có nhiều ưu điểm hơn so với phương thức triển khai trên giấy như:

  • Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ văn bản hướng dẫn quy trình đáng kể.
  • Tính tương tác cao, dễ hiểu do đó tiết kiệm thời gian hướng dẫn.
  • Tính năng phân luồng công việc và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc
  • Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình cùng các file tác vụ trên hệ thống.
  • Có khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc
  • Bước 4. Theo dõi đánh giá quy trình

Bước 4. Theo dõi đánh giá quy trình

Theo dõi đánh giá quy trình chính là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển của không chỉ với quy trình cụ thể, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện quy trình của mình như thế nào, nếu còn không biết chúng đang thực tế diễn biến ra sao?

Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) – đại điện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

  • Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.
  • Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận.
  • Nhóm chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra…

Bước 5. Điều chỉnh – tối ưu quy trình

Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) quy trình để có một quy trình tiêu chuẩn, chính xác và phù hợp với nhiệm vụ.

(Nguồn: https://fastwork.vn/)

Tác giả

Johnny Trần

Leave A Comment

Title

Go to Top