Dự án Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Đồng Tâm

Gạch Đồng Tâm là một thương hiệu nổi tiếng từ rất lâu ở thị trường Việt Nam. Hiện nay, sản phẩm vật liệu xây dựng thương hiệu Đồng Tâm đã có mặt ở tất cả tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Hệ thống phân phối kinh doanh của Đồng Tâm với quy mô hàng ngàn cửa hàng, đại lý bán hàng với nhiều loại sản phẩm và hình thức bán hàng rất đa dạng, như bán lẻ, bán sỉ, bán hàng dự án, xuất khẩu…

Vấn đề của Đồng Tâm trước khi triển khai Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng của công ty

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng của Đồng Tâm thường xuyên phải xử hàng ngàn hồ sơ kinh doanh bán hàng, hồ sơ mua hàng, hồ sơ khiếu nại khách hàng, v.v… Mặc dù Đồng Tâm đã triển khai áp dụng hệ thống ERP Oracle từ nhiều năm trước. Tuy nhiên, nhiều quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng của Đồng Tâm vẫn vận hành theo phương thức thủ công, làm phát sinh nhiều sai lỗi trong việc phối hợp xử lý công việc, thời gian xử lý kéo dài, rất khó theo dõi, khó kiểm soát tiến trình xử lý các loại hồ sơ về kinh doanh bán hàng, mua hàng, xử lý khiếu nại khách hàng, v.v… và cũng có không ít các hồ sơ bị bỏ sót và đi vào quên lãng.
Ngoài các quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng, hệ thống Đồng Tâm còn có hàng chục quy trình nghiệp vụ khác cũng gặp phải vấn đề khó khăn vướng mắc tương tự như trên. Công ty Đồng Tâm cũng từng tìm hiểu và cho triển khai áp dụng thử một vài giải pháp phần mềm khác nhưng không thành công. Do các phần mềm này được lập trình “cứng” theo kiểu cũ và không thể giải quyết được bài toán Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý đòi hỏi sự linh hoạt trong quá trình triển khai ứng dụng cũng như đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu cập nhật, điều chỉnh, thay đổi, cải tiến tối ưu và bổ sung trong quá trình sử dụng.

Sau khi triển khai thành công dự án Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng của Đồng Tâm dựa trên phần mềm nền tảng Infosoft BPM

Đầu năm 2019, Công ty Đồng Tâm quyết định chọn Công ty Infosoft làm đơn vị tư vấn và triển khai dự án Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng dựa trên phần mềm công nghệ nền tảng Infosoft BPM. Ngày 14/2/2019, hai bên ký kết hợp đồng chính thức và bắt đầu triển khai thực hiện dự án Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Đồng Tâm.
Theo lộ trình triển khai giai đoạn 1 với thời gian 6 tháng phải hoàn tất dự án “Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Đồng Tâm” với 10 quy trình nghiệp vụ quản lý thuộc loại ưu tiên của Đồng Tâm, gồm:
    1. Quy trình kinh doanh bán hàng
    2. Quy trình mở và đóng đại lý bán hàng
    3. Quy trình xử lý khiếu nại khách hàng
    4. Quy trình cấp và thu hồi kệ, mẫu, bảng hiệu
    5. Quy trình đầu tư Showroom
    6. Quy trình thiết kế quảng cáo
    7. Quy trình mua hàng phục vụ sản xuất
    8. Quy trình mua hàng phục vụ kinh doanh
    9. Quy trình đầu tư máy móc thiết bị
    10. Quy trình tính giá thành
Các quy trình trên được triển khai theo hình thức cuốn chiếu, triển khai xong quy trình nào đưa vào vận hành ngay quy trình ấy. Do vậy về phía Đồng Tâm là khách hàng, không cần thiết phải huy động nguồn nhân lực quá lớn tham gia hỗ trợ triển khai dự án như các dự án ERP và cũng không làm xáo trộn các hoạt động thường ngày của các bộ phận, phòng, ban trong hệ thống Đồng Tâm.
Kết quả sau khi hoàn tất giai đoạn 1 dự án Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng Công ty Cổ phần Đồng Tâm, theo số liệu thống kê trên hệ thống cho thấy hiệu quả xử lý công việc được cải thiện đáng kể. Thí dụ về các quy trình quản lý kinh doanh bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình xử lý khiếu nại khách hàng, thời gian xử lý hoàn tất hồ sơ rút ngắn khoảng 50% so với cách quản lý quy trình thủ công trước đây, không còn tình trạng bị bỏ sót hoặc thất lạc hồ sơ, mỗi hồ sơ công việc đều được lưu lại “dấu vết” từng bước lịch sử theo tiến trình xử lý, hệ thống ghi nhận chi tiết về thời gian hoàn tất xử lý tại từng bước trong quy trình và có so chiếu với quy định về hạn mức thời gian tương ứng để làm cơ sở đánh giá hiệu suất xử lý công việc liên quan đến từng bước tác vụ trong quy trình, từng bộ phận, từng cá nhân. Sau khi hoàn tất quy trình xử lý, các loại hồ sơ tự động chuyển vào kho lưu trữ trên hệ thống, tạo nguồn dữ liệu để thực hiện các báo cáo phân tích thống kê đáp ứng linh hoạt theo yêu cầu của các cấp quản lý và lãnh đạo. Ngoài ra, việc tìm kiếm, tra cứu, trích lục hồ sơ và xem lại chi tiết lịch sử quá trình xử lý của từng hồ sơ cũng được thực hiện dễ dàng, thuận tiện và hết sức nhanh chóng, v.v…
Mục tiêu của Đồng Tâm trong các giai đoạn tiếp theo sẽ thực hiện triển khai Tin học hóa và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ quản lý một cách toàn diện cho tất cả các quy trình nghiệp vụ quản lý khác, loại bỏ hoàn toàn thao tác quản lý quy trình thủ công và giấy tờ.